Na semana passada tive a oportunidade de participar de um evento incrível em Curitiba para muitos profissionais que atuam na área de controladoria jurídica, focado na adoção de metodologias ágeis.
Em uma das primeiras falas da Gleicy Tizzo, idealizadora da Vem Ser Ágil Brasil, notei a conexão forte entre as áreas de controladoria e Legal Design, sendo que essa segunda pode atuar como uma ferramenta para empoderar a primeira.
Veja nesse artigo como turbinar a controladoria com o Legal Design.
O contexto atual
Para entender as mudanças, é necessário entender o contexto.
Estamos caminhando para um país com 2 milhões de advogados e o surgimento de tecnologias para apoiar o trabalho dos profissionais do direito tem deixado o cenário mais competitivo e complexo.
O nível de exigência dos clientes está cada vez mais alto e os advogados são desafiados a entregar mais resultados, de forma mais ágil, eficiente e com menor custo.
Nesse contexto, quando um advogado mistura o exercício das atividades jurídicas com aquelas que são exclusivamente administrativas, a ineficiência surge e a competitividade cai.
Cresce então o papel da Controladoria, área especializada que tem a função de controle na organização e que pode garantir a excelência nessa função.
Como o Legal Design pode turbinar a Controladoria?
O Legal Design é uma área relativamente nova, tendo a sua abordagem divulgada em 2017 pelo livro Law by Design da professora Margaret Hagan, diretora do Legal Design Lab de Stanford.
É importante esclarecer um ponto que geralmente é motivo de confusão. Muitas pessoas acham que Legal Design é sinônimo de Visual Law e se limita à aplicação de recursos visuais em peças e contratos.
Na verdade, o Legal Design é uma metodologia de resolução de problemas estruturado em cinco fases e que propõe soluções em diversos contextos, o Visual Law é apenas um deles, qual seja, o Design de Informação, que busca resolver problemas de comunicação jurídica.
O Legal Design é a adaptação do Design Thinking e do Human Centered Design para o mercado jurídico, com o objetivo de criar sistemas e serviços jurídicos mais humanizados, úteis e satisfatórios.
Vejamos como as diferentes modalidades de Legal Design podem ajudar os Controllers Jurídicos.
Design de Informação
Como explicado acima, o Design de Informação é o tipo de Legal Design que tem como escopo a busca pela eficiência da comunicação, fazendo com que os documentos jurídicos sejam mais capazes de alcançar os objetivos para os quais foram produzidos.
Um contrato tem que viabilizar negócios. Uma petição deve convencer o juiz. Uma política de privacidade tem que orientar os usuários, e assim, sucessivamente.
Como algumas das principais atividades da Controladoria estão ligadas ao controle de informações, extração de dados, apresentação de relatórios de desempenho e de resultados, o Design de Informação proporcionará técnicas e ferramentas para ser ainda mais eficiente nessa comunicação.
A Controladoria Jurídica pode ser também uma grande aliada da gestão de compliance das empresas, pois com o Design de Informação pode ajudar a ter uma comunicação mais eficiente, instruir corretamente os colaboradores e reduzir os riscos do negócio, prevendo e advertindo.
Design de Organização
Já a modalidade de Legal Design que concentra sua atenção em ajudar profissionais do direito a trabalharem melhor juntos, alcançarem desempenhos superiores e entregarem resultados mais satisfatórios é chamada de Design de Organização.
Quando o Legal Designer atua nessa modalidade, seu desafio é apoiar os profissionais do direito a articularem as necessidades latentes que podem nem saber que têm.
Para isso, ele analisa a organização de uma forma holística, com uma visão 360º, que vai desde a cultura da organização, gestão de processos, gestão de pessoas, métricas e indicadores, gestão de projetos, gestão de tecnologia, entre muitos outros.
Neste ponto, o Legal Design pode ajudar muito o Controller, pois a mudança cultural é o maior desafio que os profissionais enfrentam no momento da implementação da área.
Os escritórios de advocacia e os departamentos jurídicos precisam entender que a Controladoria vai muito além do controle de prazos processuais, servindo como instrumento para o planejamento estratégico do escritório ou departamento jurídico.
Dessa forma, a Controladoria pode usar a metodologia do Legal Design para identificar soluções mais adequadas quando, por exemplo, planeja a distribuição, padronização e fluxo de atividades em um jurídico.
Também pode identificar oportunidades de melhoria quando trabalha no levantamento de estatísticas relevantes, como relatórios de horas trabalhadas pelos advogados, volume de processos enfrentados por um determinado cliente, projeção de demandas futuras etc.
Eficiência é fazer mais com menos. E a controladoria pode apontar soluções para estatísticas importantes como o tempo de demora na tramitação de processos, o número de revisões necessárias em determinado serviço, os valores gastos com custas, honorários, entre outros.
Para o aumento de produtividade, a Controladoria pode utilizar o Legal Design para adequar a definição de métricas e indicadores de desempenho, como OKRs e KPIs.
Já os departamentos jurídicos corporativos já estão procurando profissionais com habilidades relacionadas à organização de processos, procedimentos, tecnologia da informação, gestão e inovação. Todas habilidades desenvolvidas na modalidade Design de Organização.
Design de Serviços
A terceira modalidade de Legal Design que pode ajudar a Controladoria é o Design de Serviços, que trabalha com a concepção da experiência que os clientes e usuários vivenciarão diante dos serviços jurídicos oferecidos.
O objetivo, nesse caso, é projetar serviços que surpreendem positivamente, encantem e fidelizem os clientes.
Portanto, como a Controladoria vai além de conectar as áreas da própria empresa ou escritório de advocacia, e presta suporte na manutenção do relacionamento com os clientes, ela pode se beneficiar dos conhecimentos em Design de Serviços.
Ao dar acesso às informações importantes para o planejamento e tomada de riscos pelos clientes, por exemplo, a Controladoria eleva a credibilidade dos serviços, gerando confiança e fidelização.
A Controladoria pode apontar informações relevantes para os clientes, incluindo, por exemplo, o número de ações judiciais aceitas por tema e as regiões onde houve maior ou menor rejeição das teses elaboradas.
O Design de Organização trabalha na adoção de uma cultura orientada a dados e utilização dos recursos de jurimetria para a tomada de decisão estratégica pelo cliente, de forma precisa e rápida.
Além disso, em razão do aumento da competitividade no mercado, os serviços jurídicos deverão ser inovadores para fornecer uma experiência excepcional ao cliente e sobreviver.
A Controladoria pode utilizar o Design de Serviços para atuar em prol desse objetivo, criando maneiras novas de maximizar a produtividade, agilidade, colaboração e a satisfação do cliente.
O Legal Design auxilia como uma ferramenta que, durante as fases do seu processo, coloca o usuário do serviço no centro, ao longo de todo o processo de inovação, de acordo com o que preconiza a abordagem do Human Centered Design.
Design de Produtos
É possível inovar sem uso de tecnologia, como no caso da criação de um processo interno mais eficiente ou de um novo modelo de negócios com maior valor agregado aos clientes.
No entanto, muitas vezes uma ferramenta tecnológica pode otimiazar a realização de uma determinada atividade, além de aumentar a sua segurança.
Nesse contexto, entre em campo a modalidade do Design de Produtos. No Legal Design, ele foca no desenvolvimento de ferramentas que auxiliem na realização de alguma atividade jurídica.
Cada vez mais, o setor jurídico se vê em uma posição crítica, lutando para permanecer relevante e atrativo aos clientes, que buscam a customização e a experiência digital já vista em outros setores.
A Controladoria poderá usar o Legal Design para oferecer ideias de ferramentas disruptivas com foco nas necessidades, com visão de futuro aguçada, ajudando a alcançar novos clientes e manter os já existentes.
Conclusão
Nos próximos anos, a Controladoria desempenhará um papel vital na transição para um serviço jurídico inovador e eficiente.
Para isso, é preciso que Controladoria tenha as ferramentas certas para o trabalho, e que vão muito além de um moderno sistema de gestão processual online, mas abrangem também as metodologias como as metodologias ágeis e o Legal Design.
O desenvolvimento das habilidades aplicadas no Legal Design auxilia na identificação e aproveitamento de oportunidades, bem como de pontos de melhoria importantes.
Com tantos benefícios já demonstrados, o Legal Design é uma habilidade essencial para um olhar inovador sobre os serviços jurídicos, e a Controladoria pode otimizar uma enormidade de problemas da prática jurídica com a sua aplicação.
Muito mais do que “controlar prazos”, a Controladoria com Legal Design proporciona uma oportunidade para a modernização de escritórios e departamentos jurídicos, assim como sua maturidade em transformação digital e inovação.
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Mauro Roberto Martins Junior