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O Legal Design e o retorno para os escritórios

Embora no Brasil ainda não tenhamos uma previsão de quando voltaremos a trabalhar juntos e em escritórios, já é possível ver as tendências que estão acontecendo em países mais avançados no controle da pandemia.


Em muitos lugares, como nos Estados Unidos, empresas e escritórios de advocacia já estão começando a reabrir e os funcionários estão voltando aos escritórios.


Apesar do desejo de voltar à vida como conhecíamos antes, os líderes estão refletindo sobre o que foi aprendido com os efeitos da pandemia e como incorporar esses benefícios em seus negócios.


Afinal, conforme demonstrou o Relatório 2021 do Instituto Thomson Reuters sobre a situação do mercado jurídico de médio porte, 2020 foi um ano bastante lucrativo para a maioria dessas organizações e os lucros por sócio majoritário cresceram 5,8% em 2020, quase o dobro da taxa de crescimento de 2019.


Se olharmos para como eram os escritórios há 20 anos atrás e compararmos com o cenário atual, veremos que muito mudou. O local de trabalho mudou, o escopo do trabalho mudou, a forma de atuar mudou, a maneira como nos relacionamos com os clientes mudou, as necessidades dos clientes mudaram. Os próprios clientes mudaram. Em resumo, tudo mudou.


Agora, nos cabe pensar: como será daqui pra frente? Como serão os serviços jurídicos nos próximos 5 anos? Como a pandemia acelerou esse processo de transformação digital?


No último sábado, realizamos uma dinâmica de “hot seat” na Comunidade The LEgal Designer e, com a aplicação da metodologia de matriz CSD, analisamos o que podemos ter como certeza, suposição ou dúvida nesse retorno aos escritórios e o novo ambiente de trabalho.


É isso que vamos começar a analisar a partir daqui.


Adoção do trabalho remoto


Pontos positivos do trabalho remoto


A primeira mudança radical nas empresas e nos escritórios de advocacia no início da pandemia foi a transição rápida e imprevista para o trabalho remoto. E algumas organizações estavam totalmente despreparadas para essa mudança.


No entanto, boa parte do lucro de 2020 se deu em razão de medidas de redução de custos, que incluíram a redução de pessoal, viagens e de território (espaço físico e seus custos).


Essas medidas ajudaram a compensar um primeiro momento de redução nas receitas e criaram um ambiente inesperadamente bom para absorver mais serviços que vieram depois sem ter que, necessariamente, aumentar os custos com pessoal e locação de escritório.


Depois disso, o aumento nos lucros veio da implementação de fluxos de trabalho melhores e mais otimizados, bem como de tecnologias que auxiliam os advogados em suas atividades, como softwares que analisam contratos com ajuda de inteligência artificial, sistemas que encontram a legislação aplicável em poucos segundos e muitos outros que são oferecidos por mais de 2 mil lawtechs em todo o mundo e mais de 200 no Brasil.


Do ponto de vista pessoal, uma pesquisa recente realizada pela American Bar Association com 4200 dos seus membros mostrou que 70% dos advogados gostaram de trabalhar em home office, especialmente por poderem passar mais tempo com sua família, bem como aumentaram a sua produtividade.


É óbvio que não podemos generalizar, pois para muitos a experiência não foi tão boa, incluindo aqueles que precisaram ficar com filhos pequenos em casa em razão do fechamento das creches e escolas.


No entanto, em um mundo sem pandemia, sabemos que isso não será um problema. Não só os pais poderão enviar seus filhos para a escola, como também poderão sair, se encontrar com colegas em uma cafeteria, fazer uma reunião de negócios em um restaurante, encontrar os amigos em um Happy hour à noite.


A experiência durante a pandemia não foi de home office, foi de enclausuramento. Passado caos, a experiência real de home office ou de anywhere office é muito melhor.


Por esse motivo, a pesquisa da ABA identificou que 36% dos advogados querem ter a flexibilidade total de escolher seus próprios horários a cada semana. 23% preferem a opção de trabalhar 4-5 dias por semana no escritório. 21% escolheriam trabalhar 2-3 dias por semana no escritório. E os que preferem trabalhar no escritório apenas 1 dia por semana ou raramente, são 19%.


Portanto, o que os líderes perceberam foi que o trabalho remoto não significa que sua receita diminuirá.


Na verdade, o trabalho remoto e as medidas tomadas para facilitá-lo podem aumentar os lucros e, ao mesmo tempo, resultar em uma força de trabalho mais feliz e produtiva.


Aliás, por falar em força de trabalho, é possível que, para atrair e reter talentos, bem como para garantir o sucesso contínuo de sua organização, seja importante garantir que a liderança entenda e trate das preocupações e preferências da sua força de trabalho.


Além disso, o trabalho remoto possibilita aumentar a diversidade dentro da sua organização, pois pessoas que talvez não tivessem um mecanismo para trabalhar com você em razão da distância, agora o terão. Um advogado ou advogada que mora no sertão do nordeste pode, normalmente, ser contratado por um escritório de São Paulo ou do Rio de Janeiro.


Portanto, se alguns dos advogados do escritório ou da sua empresa quiserem trabalhar em casa, seja em período integral ou parcial, você deve permitir que o façam.


Além disso, é importante ajuda-los a realizar bem essa mudança.


Na pesquisa realizada pela ABA os advogados relataram que seria útil em sua prática no futuro ter orientação sobre o uso de tecnologia para trabalho remoto (55%), orientação sobre tecnologia de escritório de advocacia (50%) e orientação sobre práticas de home office (43%).


Pontos Negativos do Trabalho Remoto


Uma certeza, no entanto, é que nem todas as atividades podem ser realizadas online (pelo menos até o momento).


Ainda há muitas funções que precisam estar presencialmente no local de trabalho, como é o caso da recepção em um escritório de advocacia ou da pessoa que recebe os oficiais de justiça, em um departamento jurídico. E isso precisará ser harmonizado dentro da organização.


Além disso, manter a cultura organizacional da empresa pode ser um desafio com a força de trabalho dispersa. Embora saibamos que o que faz a cultura de uma empresa é a conexão intelectual entre as pessoas e não o fato de estar no mesmo espaço físico, é necessário saber implementar estratégias e processos para comunicar e manter a cultura.


A possibilidade de contratação de profissionais sem a preocupação sobre em qual cidade do país ou do mundo ele desempenha sua função, poderá causar mudanças significativas, inclusive nos planos de carreira, nas formas de remuneração, entre outros.

É possível que a própria legislação trabalhista precise ser modificada para acompanhar essa nova realidade social.


Por fim, se ficará mais fácil para a sua organização encontrar talentos para contratar em qualquer lugar do país ou do mundo, essa facilidade se aplicará também às outras organizações. Dessa forma, reter talentos poderá ficar mais difícil quando seus colaboradores começarem a ser assediados por empresas ou escritórios dos Estados Unidos, Alemanha ou Austrália, por exemplo.


Adoção de novas tecnologias


Pontos positivos das novas tecnologias


Em relação à adoção de novas tecnologias, nós precisamos lembrar que nem todas as empresas e escritórios estavam preparados. Temos muitas realidades em um país tão grande como o Brasil, além das diferenças de tamanho e área de atuação.


Alguns escritórios, por exemplo, já adotavam soluções de computação em nuvem e, para eles, foi mais fácil migrar para o trabalho remoto.


Para outros, foi mais difícil, especialmente para manter a comunicação entre os colegas, aceitar pagamentos e assinaturas online, bem como ter acesso rápido aos documentos e dados do escritório.


Segundo o relatório da Thomson Reuters, os gastos com tecnologia aumentaram 4,8% em 2020, ante 3,3% em 2019.


Embora tenha sido uma adoção por necessidade e sobrevivência, os líderes de escritórios de advocacia logo aprenderam como as ferramentas baseadas em nuvem podem trazer benefícios, como o aumento da eficiência, produtividade e flexibilidade.


Em 2020, o esforço se concentrou em construir a infraestrutura para viabilizar o trabalho remoto, como a aquisição de laptops, serviços em nuvem, reuniões online, VPNs e outras.


Já em 2021, com essa infraestrutura praticamente concluída, o foco se virou para tecnologias que podem aumentar a produtividade de outras maneiras, como soluções para o gerenciamento de projetos jurídicos, sistemas de informações de gerenciamento financeiro, plataformas de colaboração, automação de documentos e jurimetria estão entre os maiores alvos agora.


Hoje já é possível, por exemplo, coordenar toda uma equipe de advogados através de soluções online, onde o gestor consegue ver com clareza o que cada membro do time está fazendo, os prazos e atividades previstos para o dia, entre muitas outras coisas.


Nesse quesito, já podemos declarar que temos uma certeza: os advogados precisarão se adaptar às novas tecnologias. Se a sua organização não fizer, os concorrentes o farão e serão mais eficientes e acessíveis do que vocês.


Pontos negativos das novas tecnologias


Porém, nem tudo são flores na adoção de novas tecnologias.


Primeiro, ainda temos dúvidas sobre a aplicação de algumas tecnologias mais avançadas, como a inteligência artificial. Elas já estão realmente preparadas para entregar o que delas se espera? Elas serão imprescindíveis na rotina dos profissionais do direito?


Da mesma forma, temos outra preocupação, que é mais de cunho social. Não dá para saber se a tecnologia irá integrar ou segregar as pessoas, uma vez que precisamos considerar que nem todos possuem as mesmas condições de trabalho.


Adoção de times multidisciplinares


Pontos positivos dos times multidisciplinares


Em razão dessa adoção significativa de novas tecnologias, uma das suposições que temos é que as organizações jurídicas precisarão contar, cada vez mais, com times multidisciplinares ou interdisciplinares.


Um dos exemplos é a jurimetria. Embora muitas soluções tenham sido projetadas para fazer com que os próprios advogados possam tirar suas conclusões, nada melhor do que um analista ou cientista de dados para entender, de verdade, sobre estatística, análise preditiva e tantas outras coisas específicas da área.


Da mesma forma, para uma aplicação avançada de Legal Design, passa a ser interessante para as organizações jurídicas que passem a incluir designers em suas equipes, de forma a alcançar resultados mais profissionais em seus projetos, bem como para ajudar a disseminar essa forma de pensar que é tão diferente da nossa.


Outro ponto interessante a ser analisado é a coexistência de diversas gerações. Hoje, de forma inédita na história, temos 5 gerações trabalhando ao mesmo tempo nas organizações, dividindo tarefas, responsabilidades e, também, opiniões:


  • Veteranos (nascidos entre 1925 e 1944)

  • Baby Boomers (nascidos entre 1945 e 1960)

  • Geração X (nascidos entre 1961 e 1980)

  • Geração Y (nascidos entre 1981 e 2000)

  • Geração Z (nascidos a partir de 2001)


Esse movimento é muito positivo, no sentido de proporcionar a diversidade que tanto se almeja nas organizações, trazendo junto um frescor nas ideias, maior riqueza de abrangência em qualquer projeto, entre tantos outros benefícios.


Outra suposição que temos para o mercado brasileiro, embora isso já seja uma realidade para os mercados internacionais, é o aumento da contratação de pessoas na modalidade “freelancer” ou “por projeto”.


Em outros países, os escritórios e departamentos jurídicos de empresas já estão enviando muitas das atividades repetitivas e de baixa complexidade que antes eram realizadas por estagiários ou advogados juniores, para as ALSPs (Alternative Legal Service Providers).


Esses prestadores de serviços legais alternativos realizam de tudo, de pesquisa de jurisprudência a investigação, de consultoria em tecnologia a gestão de projetos. Tudo o que não é puramente jurídico e complexo, está sendo contratado de terceiros.


Isso reduz o custo final para os clientes e libera os advogados para realizarem tarefas mais complexas e estratégicas.


Pontos negativos dos times multidisciplinares


Com suas diferentes experiências e perspectivas sobre a vida, é normal que existam conflitos entre a forma de pensar de cada geração, inclusive sobre o papel do trabalho em suas vidas e o papel das organizações na sociedade.


A geração Z, por exemplo, tende a ter mais facilidade da adoção de tecnologias digitais e online do que a geração dos Veteranos, o que pode ser uma diferença quando o assunto for adoção do trabalho remoto, por exemplo.


Será necessário trabalhar a cultura da empresa para que a diversidade seja bem recebida por todos e implementar processos e dinâmicas que ajudem a cada indivíduo contribuir com o que tem de melhor a oferecer para a organização, de forma que todos se sintam bem-vindos.


Adoção de novos processos


Pontos positivos dos novos processos


Com a pandemia, os advogados aprenderam que é possível fazer aquela reunião com o colega de outro estado pelo Zoom, sem precisar perder tantas horas de deslocamento até o aeroporto, check-in, outras tantas horas de voo. Isso tudo na ida e na volta, sem contar o dinheiro gasto.


As reuniões, aliás, passaram a ser mais produtivas. Com diversas reuniões em sequência e de forma online, reduzimos bastante todo aquele bate-papo aleatório antes, durante e no fim da reunião.


Aprendemos a ir direto ao ponto. A parar de fazer brainstorming no meio da reunião. Cada um deve pensar antes e se preparar para a reunião, que passa a ser mais objetiva e focada na tomada de decisão. Se a reunião puder ser concluída em 30 minutos, ao invés de 1 hora, melhor para todos.


Os diretores jurídicos estão administrando seus departamentos como empresas e sendo cobrados por seus próprios clientes internos para inovar. O restante do board começou a exigir um jurídico mais ágil, mais arrojado, mais eficiente, mais parceiro e mais propositivo.


Pontos negativos dos novos processos


Muitos advogados reportaram nas pesquisas uma crescente dificuldade em prospectar novos clientes, uma vez que participar presencialmente de eventos era um dos modelos mais eficientes para conhecer pessoas e clientes em potencial.


Adoção de novas formas de entregar os serviços


Pontos positivos das novas formas de entregar os serviços


Outra lição importante que aprendemos durante a pandemia é a de que, muitos serviços jurídicos, podem ser entregues de forma 100% online.


Veja, por exemplo, o caso da Legal Zoom que oferece serviços de registro de marcas e patentes nos Estados Unidos. Você não precisa nem ao menos falar diretamente com algum advogado da empresa para conseguir pesquisar e registrar a sua marca.


O sucesso foi tanto que em 2020 o Legal Zoom gerou US $ 470,636 milhões em receita teve lucro líquido de US $ 9,896 milhões. Agora em junho de 2021 a empresa entrou com pedido para realizar o seu IPO na bolsa de valores de Nova York.


Além disso, há inúmeros escritórios que estão empacotando serviços jurídicos em conjunto com soluções de tecnologia, como nos casos de consultoria para a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que exige cuidados legais e técnicos de segurança da informação ao mesmo tempo.


E também há escritórios trabalhando em parceria, como se fossem um só. Então, o criminalista que não entende de LGPD, faz uma parceria com outro escritório para oferecer esse serviço aos seus clientes.


Pontos negativos das novas formas de entregar os serviços


Essa dinâmica, porém, poderá ser ruim para aquele advogado solo ou escritórios boutiques e muito pequeno, que não conseguirem realizar essas parcerias. Eles correm o risco de ficarem isolados e perderem seus clientes para concorrentes que, de forma única ou em grupo, consigam oferecer soluções para todos os seus tipos de problemas.


Adoção de novos ambientes de trabalho


Pontos positivos dos novos ambientes de trabalho


A pesquisa da ABA mostrou que muitos advogados querem voltar para o escritório, encontrar os colegas, parceiros e clientes.


É esperado que muitos até aumentem seus níveis de socialização, uma vez que mesmo aqueles mais tímidos e avessos aos eventos de networking sentiram falta de estar com outras pessoas, conversar, compartilhar ideias e experiências.


Há uma suposição de que o ambiente de trabalho será diferente, mas será diferente para melhor.


Pontos negativos dos novos ambientes de trabalho


Por outro lado, a pesquisa da ABA também endereçou o nível de preocupação dos advogados com as medidas que serão adotadas por suas organizações para um retorno seguro ao ambiente de trabalho.


Algumas das principais preocupação são os colegas que não seguem os protocolos de segurança, como usar máscaras e distanciamento social, ou mesmo estar dentro de um prédio de escritórios que pode não ter boa ventilação ou ter pouca segurança em locais públicos.


Portanto, uma das tendências no retorno aos escritórios seja uma preocupação maior com a limpeza e a higiene, com maior investimento em tudo o que for relacionado com os cuidados com a saúde dos colaboradores, desde a disponibilização de álcool gel às regras internas para situações em que alguém está doente, como casos de gripes, resfriados e infecções em geral.


Afinal, aprendemos o quão fácil é pegar uma doença grave pelo ar ou pelo simples contato com uma superfície infectada.


Talvez não tenhamos mais justificativas para aqueles cubículos ou salas minúsculas que juntam 4 ou mais pessoas respirando o mesmo ar. Já aprendemos que pode não ser seguro.


Por outro lado, os ambientes conhecidos como “open space”, em que ninguém tem lugar fixo e o colaborador pode trabalhar cada dia em uma estação, também exigirá cuidados extras com a limpeza, em razão da rotatividade.


Além disso, é preciso pensar em espaços reservados, onde os advogados e colaboradores possam fazer reuniões, ligações e tratar de assuntos que não devem ser tratados em público.


Compartilhar utensílios como copos e talheres, também precisará ser repensado.


E o que falar da ventilação e da limpeza dos filtros do ar condicionado? Se antes era algo que a maioria das empresas só lembrava quando dava problema, agora precisará seguir protocolos e um cronograma adequado de verificação.


Enfim, mais uma vez, percebemos que não existe uma fórmula do sucesso. O novo ambiente de trabalho da sua organização deverá levar em conta a cultura e diversas outras questões antes de ser repensado.


Como o Legal Design pode ajudar no retorno aos escritórios


Como vimos, não é possível generalizar. Nada é só bom ou só ruim. A adoção de cada tipo de mudança e o nível de transformação que será realizado depende muito da realidade de cada organização, de suas necessidades, preocupações, desejos e anseios.

Para umas, o trabalho remoto pode funcionar muito bem. Para outras, não.


Por isso, precisamos de uma abordagem diferente do Legal Design.


Segundo Margaret Hagan, diretora do Legal Design Lab da Universidade de Stanford e autora do livro Law by Design, temos a possibilidade de trabalhar com 05 tipos de design:


  • Design de informação (também conhecido como Visual Law e aplicado a documentos)

  • Design de produto (desenvolvimento de plataformas, aplicativos e outras soluções)

  • Design de serviços (desenvolvimento de experiências)

  • Design de organização (apoio para times ou grupos trabalharem melhor)

  • Design de sistemas (apoio para sistemas jurídicos, como a criação de um novo tribunal)


Dessa forma, o tipo que mais se adequa no processo de retorno aos escritórios é o Design de Organização, que é a modalidade na qual o Legal Designer ajudará na melhoria dos processos internos, adoção de novas tecnologias, fluxo de informações, entre outras soluções.


Em um caso premiado de Legal Design, realizado na empresa australiana Telstra, a aplicação da metodologia ajudou o departamento jurídico a reduzir 40 mil horas de trabalho por ano dos seus advogados internos.


Com as constantes mudanças que ocorrem atualmente, o design organizacional visa a adaptação do departamento jurídico da empresa ou escritório de advocacia e ajuda a projetar estruturas que garantam que essas organizações alcancem seus objetivos.


O objetivo de um departamento jurídico é ajudar os outros departamentos da empresa a fazer o que precisam fazer, gerar negócios e lucro para a organização, com reduzidos riscos legais. Não é ser o guardião da burocracia, que atrasa os negócios e dificulta a vida de todos.


Já o escritório de advocacia tem como missão principal dar tranquilidade e paz de espírito aos seus clientes, pois eles sabem que contratou advogados especialistas que estão debruçados sobre o seu caso e não fazendo pesquisas no Google, grampeando papel, travados no trânsito da cidade ou viajando de avião, desperdiçando tempo e dinheiro.


Em ambos os casos, os clientes (internos ou externos) querem uma advocacia produtiva, que dê resultados reais e de forma ágil. Eles não querem pagar pela ineficiência.


Em resumo, o Design de Organização do Legal Design ajuda sua organização jurídica a ter melhor comunicação, produtividade e inovação, criando um ambiente onde as pessoas consigam ser mais eficientes na realização do seu trabalho.


Conclusão


Não importa a quem você pergunte, uma coisa é certa: a pandemia terá efeito duradouros em todos os aspectos de nossa vida pessoal e profissional.


No campo profissional, as empresas e escritórios de advocacia precisarão avaliar quais serão as mudanças mais adequadas para a sua realidade, pois não podermos generalizar e estabelecer que exista uma receita que se aplique igualmente a todos.


E é nessa personalização, no desenvolvimento de um projeto focado nas necessidades e anseios específicos da sua organização, que um Legal Designer consegue ajudar com maestria.


O futuro parece promissor para o mercado jurídico, desde que os líderes das empresas e escritórios de advocacia estejam dispostos a continuar a se adaptar e inovar, agora e depois.


Embora nem todos os Legal Designers estejam preparados para atuar nos 5 tipos de design que a Margaret Hagan trata em seu livro, nós do PK Hub temos toda a estrutura de quase 20 anos de experiência do PK Advogados com tecnologia e inovação para te ajudar.


Mauro Roberto Martins Junior

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